Escutamos inúmeras vezes que, em uma empresa, “pessoas são nosso principal ativo”, que a equipe vem em primeiro lugar, depois o cliente. Mas, na prática, não é bem assim.
Comecei a perceber em mim mesmo um drive muito forte para ter agenda livre dedicada aos meus clientes, para que eles desmarcassem ou remanejassem reuniões, como quisessem. Pior do que isso, comecei a perceber que, na maioria das vezes, estava “estourando o tempo” desses encontros com reuniões longas, cansativas, conceituais e, na maioria das vezes, não chegava à lugar nenhum.
Resolvi pesquisar sobre o tema. Descobri em matéria publicada pela Forbes que 67% das pessoas dizem perder muito tempo em reuniões e 92% delas dizem estar fazendo outras coisas durante o tempo que estão “presentes” nelas.
Comecei então a pensar, identifiquei que reunião é o meu “maior ladrão de tempo” e tomei algumas decisões frente à elas, entendendo que, investir em Gestão do Tempo e, conceituando o “Pareto”, eu poderia gerar produtividade e, até mesmo, impacto no clima organizacional, sensação de valorização do time e motivação para as pessoas participarem efetivamente das reuniões.
O ponto zero para tal seria reduzir o tempo de duração das reuniões…, mas para quanto tempo?
Bom, ao invés de ficar chutando, resolvi recorrer ao LinkedIn e joguei para o público essa pergunta. Mais de 700 pessoas retornaram dizendo que, em sua maioria, não deveria passar de 30 minutos e, 99% das pessoas acreditam que não deveria passar de 1h.
Sei que a duração da reunião está intimamente ligada ao seu tema e objetivo – por exemplo, não dá para fazer uma reunião de Planejamento Estratégico em 30 minutos, aliás, existem grandes chances dela levar um dia todo… mas a mensagem das pessoas nessa enquete está clara:
Ninguém aguenta mais reuniões longas!
A ficha caiu!
Como reduzir o tempo de reuniões – hora de partir para a ação!
Passo 1: Reduzir o próprio número de reuniões.
Sim, isso parece um pouco radical, ou até óbvio, mas se você reduz o número de “convocações”, sobretudo quando está na cadeira de diretor, melhor.
Isso nos remete ao motivo das reuniões em si: discutir, apresentar e tomar decisões compartilhadas. Na maioria das vezes, isso pode ser feito de forma assíncrona, cada um em seu momento, seja por aplicativos de mensagens ou email. O Whatsapp sanou grande parte das necessidades do meu time e de meus clientes, foi a ferramenta escolhida por mim para esse fim. Outras ferramentas que podem ser utilizadas: Teams e Slack.
Tem muita gente que não gosta das mensagens de áudio, mas inseriu este elemento assíncrono na comunicação, mais eficiente em termos de velocidade de transmissão e ênfase em assuntos. Minha recomendação é que se utilize desse recurso, em áudios curtos para apoiar essa “evitação” de mais reuniões já que isso aumenta a própria riqueza do canal, conforme gráfico abaixo de meu livro “Flaps! Liderança Adaptágil” em que reforço as vantagens e desvantagens de cada canal de comunicação.
O email, apesar de ser outro ladrão de tempo ( já que nos copiam em inúmeros e-mails dos quais não deveríamos estar envolvidos e que nos tomam foco até mesmo para entender do que se tratam ) pode ser uma ferramenta bem útil, oferecendo, inclusive, a possibilidade de separar o pessoal do profissional e, além do mais, é um registro formal do assunto.
Passo 2: Criar uma rotina de reuniões pré definidas.
Isso facilita bastante já que, muitos dos assuntos, podem ser deixados para essas reuniões. Utilizo o Agile para a Gestão da Empresa: cada semana é um Sprint e, às sextas temos um Sprint review de duas horas do que foi entregue na semana e as atividades, de forma individual, são inseridas em um Kanban. Quando temos outros assuntos à tratar, liberamos as pessoas que não estão envolvidas. Sempre sobram temas mais complexos para conversarmos: a revisão do preço de um produto, o planejamento de um evento, a deliberação sobre a compra de um software, etc. É importante mencionar que meu time está trabalhando 100% de forma remota, ou seja, são encontros conduzidos por ferramenta de vídeo conferência e é importante ter um mini-break de 10 minutos para que as pessoas possam também se renovar.
Quem estiver com dúvidsa sobre estes termos do Ágil, descrevi todos eles nesse ebook aqui (E-book Gestão Àgil), é gratuito, só baixar).
Quero compartilhar um ponto muito importante com vocês: crie um rotina de 1:1 com seu time.
Esse ponto é chave para que cada pessoa deixe dúvidas, assuntos que tenha com você, para este momento: 30 minutos é mais do que suficiente para isso, 1 vez por semana ou a cada 15 dias, caso seu time seja muito grande.
Passo 3: Crie um padrão de reuniões curtas e com escopo e objetivos claros.
Se você fez bem os dois primeiros passos, com discussões assíncronas e rotina de encontros, você não precisa mais de tanto tempo ao vivo, síncrono, para argumentações, troca de pontos de vista, etc. É necessário, em geral, pouco tempo para alinhamentos finais, tomadas de decisões, colaboração, tirar dúvidas, etc.
Ganha-se qualidade e flexibilidae, já que a pessoa escolhe o melhor momento para trabalhar naquele projeto/frente, ou seja, autonomia!
Segundo a equação do livro Motivação 3.0 de Daniel Pink, automonia é um dos maiores motivadores que existem na humanidade: Motivação = propósito + autonomia + maestria.
Uma dica importante para este processo, quando me pedem reuniões, eu passo áudios curtos, de 1 ou 2 minutos dizendo, justamente, o que eu falaria no encontro. E pergunto, “se achar necessário aprofundar mais o assunto, pode agendar para falarmos mais pelo link” e encaminho o link do meu Calendly, ferramenta que permite que a pessoa autoagende reuniões, com base em seus slots livres para este tipo de conversa. Reservo momentos de 30 minutos, conforme explico neste vídeo de como você mesmo pode fazer isso. Se você usa o Google Calendar, criei este outro vídeo para que crie sua página de agendamentos na própria ferramenta, é bem útil, gratuito, mas não é tão intuitivo quanto do Calendly.
De qualquer forma, quando envia-se o link às pessoas, o objetivo da reunião já fica claro: aprofundar um determinado assunto, durante aqueles 30 minutos. Se preferir, pode incluir no próprio convite da reunião materiais de pré leitura, tópicos que serão decididos na reunião, mas de verdade?, poucos fazem realmente isso. Se ninguém vai ver/ler, então esse item em si já pode ser mais um disperdiçador de tempo. Para compartilhar materiais execute o Passo 1: compartilhamento por mensagens instantêneas ou e-mail.
Espero que estes 3 simples passos liberem sua agenda, ou melhor, liberte você e seu time para que tenham mais tempo para fazer aquilo que realmente fazem melhor: entregar o seu talento aos projetos que geram maior impacto ao negócio ou carreira.
Se tiver outras dicas de como aumentar a produtividade em reuniões da equipe, compartilhe aqui com a gente!
Aproveitando, pela primeira, faremos um evento de Inovação em Liderança no Brasil, voltado para atualizar Líderes de Negócios. O público é restrito, só para Gestores de Empresas. Será dia 11/11, às 8:00, no Hotel Vitória em Campinas. Você topa participar conosco? Clique no link e se inscreva!
Até mais,
João
